Als we veel te doen hebben, maken we ons vaak druk, en vooral in ons hoofd. We schakelen van het ene naar het andere onderwerp en laten ons (af)leiden door onze gedachtes. “Oh nog even die bellen”, “Niet vergeten straks nog even die en die te mailen”. Telefoon tussendoor en dan weer overschakelen naar de mail. Je herkent het vast wel. Zo zig-zagwerkend van taak naar taak, is natuurlijk niet effectief. En onze gedachtes zijn dan ook stoorzender nummer één, waardoor we níet efficiënt kunnen werken.

Sterker nog; het schijnt dat we gemiddeld elke drie minuten van taak wisselen en dit kost ons 40% meer tijd om de taak af te ronden. Hoe kun je die storende gedachtes bedwingen en meer rust creëren? Door gebruik te maken van een goed systeem waar je je hoofd in kunt legen.

Velen van ons doen dit al, maar maken dan gebruik van meerdere systemen. Een soort ‘back up’ op je ‘back up’ als het ware. En dit werkt juist weer averechts. Want als je én lijstjes, taken in Outlook, post-its, en acties in notitieblokken noteert, ben je juist meer aan het zoeken naar je acties dan dat je ze kunt uitvoeren. Meerdere systemen gaan elkaar juist in de weg zitten en de kans dat je iets vergeet is alleen maar groter. Het moeten zoeken op meerdere plekken naar taken, acties en andere zaken geeft juist stress.

Vertrouw dus op één systeem. Een goed “things to do today book” of je takenlijst/ agenda in Outlook zijn hier prima systemen voor.