In de dagelijkse werkzaamheden worden we vaak geconfronteerd met het stellen van prioriteiten. Welke taak is er nu belangrijker? En is de taak dringend of belangrijk? Dringende taken vragen direct om aandacht, maar zijn niet altijd even belangrijk. Belangrijke zaken hebben te maken met het behalen van resultaten en zijn niet altijd dringend. Deze taken blijven daarom ook nog wel eens liggen, zeker als het aanbod dringende taken groot is. Ik geef je drie tips om beter prioriteiten te kunnen stellen.

Tip 1 – Belangrijk of dringend?

Door het maken van een planning van je werkzaamheden krijg je inzicht in de taken die er liggen. Maak hierbij een onderscheid tussen ‘dringende’ en ‘belangrijke’ taken of beide. De taken met het label ‘dringend én belangrijk’ krijgen de hoogste prioriteit. Daarna worden de belangrijke (niet dringende) taken opgepakt. Probeer de dringende (niet belangrijke) taken over te dragen aan anderen.
Als er zich op een gegeven moment een calamiteit voordoet, vraag je dan af hoe belangrijk of urgent de te nemen actie is. Misschien is het dan ook nodig om je planning aan te passen. Het is ook belangrijk om je dagelijkse planning niet helemaal vol te plannen, hierdoor houd je altijd tijd vrij voor ad hoc acties, ook als ze niet zo belangrijk zijn.

Tip 2 – Eet een kikker!

Heb jij al een kikker gegeten vandaag? Dat klinkt niet heel smakelijk, nietwaar? Dit principe komt uit de Amerikaanse Timemanagement bestseller “Slik die kikker!” van Brian Tracy. Het komt neer op het volgende: Als je in de ochtend als eerste een levende kikker doorslikt, is dat hoogstwaarschijnlijk het ergste wat je die dag zal overkomen. Met andere woorden; stel de meest vervelende taak niet uit, maar pak die als allereerste op. Dan heb je dat achter de rug en zal al het andere wat je nog te doen hebt alleen nog maar meevallen. Bovendien geeft het eten van die ‘kikker’ de grootste voldoening, juist omdat je er zo tegenop zag.
Probeer het maar eens! En dat kan dus gewoon zónder kikker…

Tip 3 – Moet ik dit nu doen?

Vind je het nog steeds lastig om prioriteiten te stellen? Vraag jezelf dan ‘MOET IK DIT NU DOEN?’ bij elke taak of mail die er binnenkomt.
Door deze vraag op vijf manieren te stellen, met de klemtoon steeds op een ander woord, ontleed je de vraag als het ware.
Wees kritisch met het beantwoorden van deze vraag. De conclusie kan zijn dat de taak niet bij jou hoeft te liggen of niet op dit moment uitgevoerd hoeft te worden.

Wanneer start jij met slimmer werken?