Wanneer mensen klagen over werkdruk en stress en wanneer onbehagen over de gang van zaken in het werk leidt tot ziekteverzuim of een burn-out is er alle aanleiding om na te gaan wat daar de oorzaak van kan zijn. Lisanne Hage uit Vinkeveen stelt dat een goede planning en een efficiëntere aanpak van de werkzaamheden al snel een aanzienlijke verbetering zal opleveren. “Wanneer je de organisatie van je werkzaamheden op orde hebt krijg je daarmee een betere regie over je werk en ontstaat er meer ruimte,” verzekert Lisanne.

“Als Professional Organizer begeleid ik mensen op een praktische manier in het proces van wanorde naar orde in de eigen woon- of werkomgeving.”

Voor bedrijven is het van groot belang dat er een zo hoog mogelijk rendement gehaald wordt uit het werkproces. Die noodzaak is de laatste tijd alleen nog maar toegenomen, omdat de economische tegenwind het bedrijfsleven dwingt om nog efficiënter en economischer te produceren. En op dat vlak is er bij veel bedrijven nog flink wat winst te halen heeft Lisanne ontdekt. “Vorig jaar is er een onderzoek ingesteld onder zo’n 250 professionals naar de vraag of er in hun bedrijf nog winst te boeken zou zijn door efficiënter te werken.

Slechts twee procent van de ondervraagden was van mening dat er bij hen maximaal efficiënt gewerkt wordt. Maar liefst vijfenzeventig procent geeft toe dat het bij hun organisatie wel een stuk beter zou kunnen. Tachtig procent van de medewerkers zegt last te hebben van een te hoge werkdruk. Alle reden dus om eens serieus te kijken wat daar aan te doen is. En dan zie je dat in bijna de helft van de gevallen verbeteringen op het organisatorische vlak te behalen zijn. Dan gaat het dus om de organisatie van het werk, de planning en de organisatiestructuur. Vervolgens is er nog eens ruim dertig procent aan verbeteringen te vinden op het personeelsvlak. Dan kun je denken aan motivatie, vaardigheden en kennisniveau. Met deze verbeteringen bereik je een betere en gezondere werksituatie waar zowel het bedrijf als ook de betrokken medewerkers profijt van hebben.

“Mijn missie is het creëren van een werkplek waar mensen zich prettig voelen en daardoor optimaal kunnen functioneren.”

Kritische zelfanalyse

Hoewel de trainingen die Lisanne verzorgt, voornamelijk op het bedrijfsleven zijn gericht, is haar aanpak ook heel goed toe te passen in de privésfeer. Ook daar kunnen zaken uit de hand lopen doordat men geen structuur kan aanbrengen en er geen goede planning is. In veel jonge gezinnen, met werkende ouders en kinderen die na school nog diverse activiteiten beoefenen is het regelmatig spitsuur. “Ik richt mij op iedereen die last heeft van overkill,” zegt Lisanne. “Voor een succesvolle training is het van belang dat men bereid is om te leren, keuzes te maken en zelf de handen uit de mouwen te steken. Je moet als bedrijf of als persoon ook een kritische zelfanalyse kunnen maken. Hoe efficiënt werken we eigenlijk? Wat gaat er goed en wat kan er beter? Waar kan ik tijd besparen, waar kan ik keuzes maken, prioriteiten en doelen stellen? Werkdruk los je niet altijd op door meer mensen aan te nemen. Voor administratieve overkill is een paar extra archiefkasten niet de oplossing. Je moet dus bereid zijn keuzes te maken en op een andere manier je werk te organiseren en uit te voeren.”

De voordelen

Lisanne belooft met haar trainingen zo’n twintig procent tijdsbesparing. “Dat lukt onder meer door te zorgen voor een opgeruimde en overzichtelijke werkplek. Met een efficiëntere procesgang en een duidelijke werkplanning ontstaat er meer ruimte voor samenwerking met collega’s. Je werk moet ook inzichtelijk zijn, zodat het in voorkomende gevallen overdraagbaar is wanneer dat nodig is. Mensen moeten zorgen voor een ‘ademende’ agenda die niet tot de laatste minuut is volgeboekt maar die ruimte biedt om ook onvoorziene situaties op te vangen. Zorg dus voor gaten in je agenda. Dat alles zal leiden tot minder stress en dus tot meer werkplezier.”

Werkplektrainingen

De trainingen die Lisanne verzorgt vormen een traject. “Ik werk niet met groepstrainingen maar met een één op één aanpak. Juist door deze individuele aanpak is de training heel praktijkgericht. Daarbij gaat het deels om bewustwording. Wat doe ik en hoe doe ik het, wat moet ik zelf doen en wat kan ik delegeren aan een ander. Daarnaast richt de training zich ook sterk op de praktische zaken. Ik leer mensen omgaan met hun agenda. Hoe ze door een betere planning ruimte kunnen creëren. Ruimte voor meer dus. Een handig hulpmiddel is de ‘twee minuten regel’. Kun je iets binnen twee minuten afhandelen, doe dat dan direct. Gaat het meer tijd kosten, plan het dan in. Je ziet ook vaak dat mensen zich laten leiden door de binnenkomende email en niet meer door hun eigen planning. Dat gaat vroeg of laat zeker mis.”

Een drempel over

Lisanne benadrukt dat mensen die last van een te hoge werkdruk hebben, daar niet mee moeten blijven lopen. “Te vaak wordt de situatie als een gegeven beschouwd, die toch niet te veranderen is. Of men zit vast in een soms jarenlang bestaande praktijk, die ten onrechte als vanzelfsprekend wordt ervaren. Om dat te veranderen moet je wel even over de drempel stappen. Het is vaak lastig om hulp te vragen. Maar wanneer je bereid bent kritisch naar jezelf te kijken en bereid bent te veranderen dan kan onze training een flinke omslag opleveren. De rust en ruimte die er dan ontstaat geeft voldoening en veel nieuwe energie,” aldus Lisanne.

Bron: De Groene Venen
Datum: 05-09-2014
Tekst: Piet van Buul